Effektivisera arbetssättet kring ekonomifunktionen
I det här inlägget tänkte vi lyfta några frågor kring hur vi ser på möjligheterna att skapa en så effektiv ekonomifunktion som möjligt, för att möjliggöra att energi kan läggas på viktigare frågor än att leta kvitton, kontera leverantörsfakturor eller att åtgärda fel i bokföringen. En korrekt redovisning som är tidsmässig, snabb och effektiv är en grund för att använda data ur redovisningen till sin hjälp för att ta rätt beslut i anställningsfrågor, investeringsfrågor, finansieringsfrågor och affärsbeslut.
Utan en effektiv ekonomifunktion fungerar inget företag särskilt bra och har då heller ofta ingen större potential att frigöra tid för tillväxtfrågor. Särskilt viktigt är det för företag som har en snabb tillväxtökning, att kontinuerligt vända på stenar för att behålla marginaler.
Enligt oss ska inte redovisningen vara ett nödvändigt ont för att uppfylla bokföringsskyldighetens regler. Bokföringen är det viktigaste beslutsstödet du kan få internt, för att gå vidare med investeringar och framtidsplaner på ett så riskminimerande sätt som möjligt.
Redovisningsfunktionen ska man ställa krav på. Kraven kommer behöva höjas framöver.
Här listar vi några viktiga punkter att tänka på:
1- Strukturera ditt arbete: så hur arbetar man så effektivt som möjligt? Först, måla upp en tydlig bild internt av hur man arbetar kring ekonomin. Vem gör vad? Hur ofta? Gör rätt person rätt saker? Kan man göra flera saker samtidigt? Kan man skicka en betalfil i veckan istället för två? Vad ska prioriteras? Vad ska inte hanteras alls?
2- Gör GAP-analys: Hur skulle ni vilja att en smidig månad genomförs, därefter gör en gap-analys för att ta reda på nuläge och mål-läge.
3- Anpassa ditt företag till nutidens ekonomifunktion ''Våga att digitalisera'': Effektiviseringsarbetet behöver inte handla om affärssystemet, mycket tid går åt till handpåläggning av uppgifter som görs av flera personer men som kan digitaliseras, kvittohantering, orderläggning och projektuppföljning mm.
4- Gör rätt från början: Målet är att få ut företagsspecifik information ur en månads bokföring som befattningshavare har nytta av och tillför någonting, att den externa bokföringen ska uppfylla lagkrav är en självklarhet och ska gå av bara farten.
5- Organisera ditt attestflöde: Hanteras tex attestflöde på leverantörsfakturor av rätt personer – är attestrutinen integrerad med kostnadsställen? Oftast är det enklare att följa upp lönsamheten om man delar upp verksamheten i olika funktioner eller olika affärsområden.
6- Minska antalet system: Ett ofta återkommande mantra – minska antalet system! Det behövs inte 5 olika system. Idag finns bra affärssystem som hanterar allt nödvändigt till rimliga pengar.
7- Ställ upp processerna: tex löneprocessens arbetsmoment i en kolumn. Hur mycket tid tar varje arbetsmoment? Finns det möjlighet att kapa vissa delar, slå ihop nån del? Är avvikelsehanteringen digital?
Rätt från början, och det blir rätt på slutet. Det gäller inte bara ekonomifunktionen utan alla funktioner i en affär.
Har du några frågor eller funderingar kring hur du kan förbättra dina rutiner tveka inte att höra av dig till oss!
Med vänliga hälsningar,
CFO EkonomiKonsult AB
